MANAJEMEN ASET

MANAJEMEN ASET merupakan suatu proses pemberian bimbingan/petunjuk mengenai Pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset untuk menghasilkan manfaat sebesar mungkin dan mengelola resiko serta biaya yang mungkin timbul selama masa pemanfaatan aset.

MANAJEMEN ASET :

membantu organisasi pemerintah (+ bukan pemerintah) agar dapat terpenuhi pelayanan yang efektif dan efisien.

Manajemen Aset yang efektif :

- Memperbesar manfaat aset → aset digunakan dan dipelihara secara layak;

- Mengurangi kebutuhan aset baru atau aset yang tida perlu dan menghemat anggaran;

- Fase siklus hidup aset berlangsung dengan baik;

- Fokus perhatian bias lebih diarahkan pada hasil dengan memberika pembebanan tanggung jawab, akuntabilitas, dan keperluan pelaporan secara jelas.

AKTIVITAS UTAMA MANAJEMEN ASET

- Analisis Kebutuhan

- Penilaian Ekonomis 

- Perencanaan 

- Pengganggaran 

- Penentuan Harga 

- Pengadaan dan Penghapusan 

- Pencatatan, Penilaian, dan Pelaporan 

- Manajemen dalam penggunaan

ANALISIS KEBUTUHAN

- Kebutuhan atas persediaan peralatan;

- Kebutuhan atas persediaan infrastruktur;

- Merumuskan pilihan alternatif pemenuhan kebutuhan (solusi aset maupun solusi non-aset)

PENILAIAN EKONOMIS

→ Mempertimbangkan secara sistematis terkait biaya dan manfaat dari berbagai solusi aset maupun solusi non-aset yang telah diidentifikasi

Sangat baik menggunakan pendekatan manajemen nilai:

• Penilaian berdasarkan tujuan kebijakan pemerintah;
• Prioritas pada penggunaan terbaik;
• Alternatif mensiasati Sumber Daya yang terbatas.

PERENCANAAN

- Mempertegas tujuan penggunaan aset;

- Pengadaan-Penggunaan/Operasi-Penghapusan diintegrasikan dengan proses perencanaan pemerintah;

- Penetapan resiko dan alokasi aset;

- Upaya memverifikasi jasa/sarana yang diperlukan.

PENGANGGARAN

- Masih termasuk Perencanaan menyangkut pendanaan aset;

- Tersedianya dana selama masa hidup/manfaat aset

• Belanja modal untuk pembelian atau kontruksi;
• Belanja modal untuk pemeliharaan aset;
• Belanja modal dalam rangka memperpanjang masa pengoperasian aset

- Kebutuhan dana untuk penghapusan aset atau ketika aset harus ditutup.

PENENTUAN HARGA 

- Penentuan biaya atas penggunaan aset (BPA);

 → Rumus: BPA = B. Pembuatan + B. Pengoperasian + B. Pemeliharaan + B. Penghapusan + B. Penyisihan depresiasi

- Pengendalian:

• Kondisi Pasar/Harga Pasar → biasa dibuatkan HPS

- Bisa juga digunakan sebagai cara untuk mengelola permintaan atas suatu aset.

PENGADAAN DAN PENGHAPUSAN

- Mempertimbangkan hasil pengamatan dan penilaian ekonomis secara seksama;

- Mempertimbangkan pilihan/alternatif pengadaan aset (berupa partisipasi/keterlibatan sector swasta untuk penyediaan aset): pembuatan sendiri, pembelian, atau sewa guna.

- Mempertimbangkan alternatif untuk penghapusan aset, meliputi: menggunakan, menyewa, menjual, atau menjual dan menyewa-kembali (terkait sebagai bagian strategi pengadaan aset)

PENCATATAN, PENILAIAN, DAN PELAPORAN

- Berfungsi memberikan informasi bagi pengambilan keputusan sebaik mungkin untuk memodifikasi, memperbaiki, mencari alternatif penggunaan yang tepat, atau melepaskan suatu aset;

- Evaluasi atas kinerja fisik dan finansial dari aset yang dikendalikan, dioperasikan, dan dipelihara;

MANAJEMEN DALAM PENGGUNAAN

- Menjaga potensi manfaat suatu aset (memberi perhatian pada lama penggunaan aset dan efektivitas pemeliharaan aset);

- Konsistensi melakukan penilaian dan evaluasi setelah aset dimiliki dilakukan secara periodik;

- Melakukan verifikasi bahwa outcome dari pengoperasian aset masih tercapai.

*catatan

Maksud Perencanaan kebutuhan adalah menunjang tugas dan fungsi Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang (KPB) dalam rangka meningkatkan pelayanan umum dan mendukung pengambilan keputusan bagi Pengelola Barang dan/atau Pengguna Barang dan/atau KPB untuk pengadaan, pemeliharaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, dan penghapusan.

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN ASET

Asumsi utama: Aset ada hanya untuk mendukung penyediaan layanan;

5 Prinsip :

• Keputusan manajemen aset adalah keputusan yang terintegrasi dengan perencanaan strategis;
• Keputusan perencanaan aset didasarkan atas evaluasi berbagai alternatif yang mempertimbangkan biaya siklus hidup aset, manfaat, dan resiko kepemilikan;
• Akuntabilitas diterapkan untuk kondisi aset, penggunaan, dan kinerja;
• Keputusan penghapusan didasarkan pada analisis terhadap metode-metode yang menghasilkan tersedianya pengembalian bersih dalam kerangka perdagangan yang wajar;
• Struktur pengendalian yang efektif diterapkan untuk manajemen aset.

PERENCANAAN TERINTEGRASI (Keputusan manajemen aset adalah keputusan yang terintegrasi dengan  perencanaan strategis)

- Kondisi ideal: keputusan atas pengadaan atau penggantian aset, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan haruslah terintegrasi dengan perencanaan strategis;

- Indikatornya: terhubungnya aset dengan standar dan strategi penyediaan pelayanan;

- Produk: suatu strategi aset yang dilengkapi dengan strategi system informasi, SDM, dan Manajemen Keuangan dalam rencana operasional organisasi. 

- Faktor keberhasilan: 

• Fungsi aset dinilai dengan → dan disesuaikan dengan → standar atau strategi pemberian pelayanan;
• Kerangka-waktu strategi aset disesuaikan dengan corporate planning. IDEALNYA: harus menambah umur hidup aset yang lebih lama;
• Strategi aset menyertakan biaya modal dan biaya operasional.

- Hasil

• Terumuskannya kerangka pemanfaatan aset yang telah ada (existing asset) dan aset-aset baru (new asset) secara efektif.
• Optimalisasi potensi manfaat aset

PENGADAAN (keputusan perencanaan aset didasarkan atas evaluasi berbagai alternatif yang mempertimbangkan biaya siklus hidup aset, manfaat, dan resiko kepemilikan)

- Kondisi ideal: kerangka perencanaan aset harus efektif;

- Indikatornya: disertakannya evaluasi atas berbagai alternatif untuk pengadaan aset baru dan penggantian aset-aset yang telah ada (mencakup perbandingan biaya siklus hidup);

- Produk: 1) Terumuskannya rincian alasan-alasan rasional untuk pengadaan atau penggantian aset, 2) Terdokumentasikannya pertimbangan-pertimbangan atas alternatif dan biaya siklus-hidup, metode pengadaan, penjadwalan, serta jumlah aliran modal (capital flows)

- Faktor keberhasilan: 

• Kepastian bahwa aset-aset yang ada digunakan sepenuhnya, memenuhi persyaratan fungsional, dan bekerja pada tingkat yang optimal;
• Pertimbangan solusi non-aset yang riil (bisa menggunakan pendekatan manajemen permintaan atau penggunaan sektor privat)
• Seluruh biaya (eksplisit dan implisit) tercakup dalam pertimbangan biaya siklus-hidup.

*keterngan :

- Biaya Implisit = biaya tidak langsung (contoh: biaya bunga atas dana yang digunakan untuk mengadakan aset.

- Biaya eksplisit, meliputi biaya OPERASI langsung dan biaya operasi tidak langsung.

AKUNTABILITAS UNTUK ASET

- Kondisi ideal: teridentifikasinya tanggung jawab atas aset pada semua fase dari siklus hidup.;

- Indikatornya: mekanisme tanggung jawab disusun terkait dengan kepemilikan, pengendalian (control) dan tanggung jawab untuk penggunaan, keamanan, kondisi dan kinerja aset;

- Produk: Tersusunnya standar operasi dan pemeliharaan pada tingkat penggunaan, kondisi aset, kinerja dan pemeliharaan aset, serta sumber daya yang diperlukan.

- Faktor Keberhasilan

• Pengendalian aset dan akuntabilitas aset disusun pada tingkat program pemberian pelayanan;
• Tanggung jawab keuangan untuk aset disusun melalui proses anggaran dan dengan alokasi biaya;
• Tersusunnya rumusan ukuran kondisi, penggunaan, dan kinerja aset.

- Hasil

• Terbangunnya budaya untuk memelihara dan melindungi aset secara memadai;
• Dimaksimalkannya potensi manfaat (output) aset melalui optimalisasi kinerja.

PENGHAPUSAN ASET

- Kondisi ideal: kerangka penghapusan aset berlangsung efektif;

- Indikatornya: penyertaan pertimbangan terhadap alternatif aset yang berlebih/surplus, using, berkinerja jelek, atau tidak bias lagi menunjang pelayanan (baik memakai analisis biaya-manfaat);

- Produk: terdokumentasikannya alasan-alasan rasional untuk penghapusan, perkiraan waktu, penggunaan metode, dan hasil yang diharapkan (warning: sangat perlu menyesuaikan dengan kondisi pasar dan fisik aset)

- Faktor Keberhasilan

• Proses review dilakukan secara teratur dan sistematis terhadap aset-aset yang kurang bermanfaat, berkinerja jelek;
• Dilakukannya uji secara kritis dan tindakan korektif untuk alasan-alasan terkait aset kurang hemat atau rendah kinerjanya dalam rangka memperbaiki situasi pengambilan keputusan penghapusan;
• Penggunaan metode penghapusan memperhatikan potensi pasar, lokasi dan volume aset, kemampuan mendukung program pemerintah, dan implikasi lingkungan;
• Dilakukannya evaluasi secara teratur atas kinerja penghapusan yang telah dilakukan.

- Hasil

• Meminimalkan kepemilikan atas aset-aset yang berlebih dan usang;
• Memaksimalkan pengembalian atas aset yang akan dihapus;

PENGENDALIAN MANAJEMEN

- Kondisi ideal: struktur pengendalian intern (internal control) yang efektif;

- Indikatornya: kebijakan dan prosedur aset menggunakan system informasi yang menyediakan data yang andal, relevan, dan tepat waktu;

- Produk: manual kebijakan dan prosedur merinci persyaratan pengelolaan aset dilengkapi dengan system informasi, didasarkan pada daftar aset, dan tersedianya informasi keuangan dan non keuangan yang diperlukan untuk pengelolaan aset.

- Faktor Keberhasilan

• Pegawai yang terkait mengetahui manual kebijakan dan prosedur seluruh aspek dari siklus-hidup aset dan selalu di-update secara teratur;
• Pegawai yang terlibat dalam manajemen aset menerima pelatihan substantif;
• Terdokumentasikannya daftar aset, identifikasi aset, informasi akuntabilitas, kinerja, penghapusan dan akuntasi;
• Daftar aset terintegrasi dengan system keuangan dan anggaran.
• Informasi aset dapat diakses dengan cepat oleh pegawai yang bertanggung jawab atas aset.

- Hasil

• Memberikan kerangka dimana perbaikan atas manajemen aset terpengaruh;
• Pengambilan keputusan akan lebih informatif;
• Harmonisasi dari implementasi tujuan manajemen.