Makalah Tentang Birokrasi Yang Efektif dan Efisien

BAB I

PENDAHULUAN

1.  Latar Belakang

Dewasa ini “birokrasi” kini dipandang sebagai sebuah sistem dan alat manajemen pemerintahan yang amat buruk. Dikatakan  demikian karena kita mencium bahwa aroma birokrasi sudah melenceng dari tujuan semula sebagai medium penyelenggaraan tugas-tugas kemasyarakatan, yaitu melayani masyarakat (public service) dengan sebaik-baiknya.

Namun birokrasi kini identik dengan peralihan dari meja ke meja, proses yang ribet, berbelit-belit, dan tidak efisien dan tidak efektif. Urusan-urusan birokrasi selalu menjengkelkan karena selalu berurusan dengan pengisian formulir-formulir, proses perolehan izin yang melalui banyak kontrol secara berantai, aturan-aturan yang ketat yang mengharuskan seseorang melewati banyak sekat-sekat formalitas dan sebagainya.

Citra buruk yang melekat dalam tubuh birokrasi dikarenakan sistem ini telah dianggap sebagai “tujuan” bukan lagi sekedar “alat” untuk mempermudah jalannya penyelenggaraan pemerintahan. Kenyataannya, birokrasi telah lama menjadi bagian penting dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Terkesan, mustahil negara tanpa birokrasi. 

Selain itu, Birokrasi merupakan alat untuk memuluskan atau mempermudah jalannya penerapan kebijakan pemerintah dalam upaya melayani masyarakat.

Kenyataan yang terjadi hingga detik ini, birokrasi hanya sebagai “perpanjangan tangan” pemerintah untuk dilayani masyarakat. Atau dengan birokrasi pejabat pemerintahan ingin mencari keuntungan lewat birokrasi. 

Birokrasai adalah “jantung” Negara. Apabila birokrasai sehat maka akan sehat pula suatu Negara tersebut. Sebaliknya, rusaknya birokrasai akan berdampak pada kehancuran dari suatu Negara itu. Dan barang tentu kehancuran Negara berakibat pada kehancuran masyarakatnya.

2.  Rumusan Masalah

a. Apa itu Birokrasi dan bagaimanaa cirri-ciri Birokrasi tersebut ?

b. Apa Peran dan Fungsi Birokrasi ?

c. Bagaimana Birokrasi yang Efektif dan Efisien itu ?

d. Apa saja faktor yang mempengaruhi Efektifitas dan Efisiensi Birokrasi ?

3.  Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini yaitu:

a. Untuk memenuhi tugas Perkuliahan 

b. Untuk mengetahui tentang birokrasi, cirri-ciri birokrasi serta peran dan fungsi birokrasi.

c. Untuk mengetahui wujud birokrasi yang efektif dan Efisien serta faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas dan efisiensi birokrasi.

BAB II

PEMBAHASAN

1.  Pengertian

Birokrasi berasal dari kata “bureau” yang berarti meja atau kantor; dan kata “kratia” (cratein) yang berarti pemerintah. Pada mulanya, istilah ini digunakan untuk menunjuk pada suatu sistematika kegiatan kerja yang diatur atau diperintah oleh suatu kantor melalui kegiatan-kegiatan administrasi (Ernawan, 1988). Dalam konsep bahasa Inggris secara umum, birokrasi disebut dengan “civil service”. Selain itu juga sering disebut dengan public sector, public service ataupublic administration.

Definisi birokrasi telah tercantum dalam kamus awal secara sangat konsisten. Kamus akademi Perancis memasukan kata tersebut pada tahun 1978 dengan arti kekuasaan, pengaruh, dari kepala dan staf biro pemerintahan. Kamus bahasa Jerman edisi 1813, mendefinisikan birokrasi sebagai wewenang atau kekuasaan yang berbagai departemen pemerintah dan cabang-cabangnya memeperebutkan diri untuk mereka sendiri atas sesama warga negara. Kamus teknik bahasa Italia terbit 1823 mengartikan birokrasi sebagai kekuasaan pejabat di dalam administrasi pemerintahan.

Birokrasi berdasarkan definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli adalah suatu sistem kontrol dalam organisasi yang dirancang berdasarkan aturan-aturan yang rasional dan sistematis, dan bertujuan untuk mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas kerja individu dalam rangka penyelesaian tugas-tugas administrasi berskala besar (disarikan dari Blau & Meyer, 1971; Coser & Rosenberg, 1976; Mouzelis, dalam Setiwan,1998).

Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, birokrasi didefinisikan sebagai :
1. Sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah karena telah berpegang pada hirarki dan jenjang jabatan
2. Cara bekerja atau susunan pekerjaan yang serba lamban, serta menurut tata aturan (adat dan sebagainya) yang banyak liku-likunya dan sebagainya.

Michael G. Roskin menyebut pengertian birokrasi yaitu "setiap organisasi yang berskala besar yang terdiri atas para pejabat yang diangkat, di mana fungsi utamanya adalah untuk melaksanakan (to implement) kebijakan-kebijakan yang telah diambil oleh para pengambil keputusan (decision makers). Idealnya, birokrasi merupakan suatu sistem rasional atau struktur yang terorganisir yang dirancang sedemikian rupa guna memungkinkan adanya pelaksanaan kebijakan publik yang efektif dan efisien.

Sementara itu, Bintoro Tjokroamidjojo mengatakan bahwa birokrasi merupakan struktur sosial yang terorganisir secara rasional dan formal.

Menurut Miftah Thoha, birokrasi merupakan kepemimpinan yang diangkat oleh suatu jabatan yang berwenang, dia menjadi pemimpin karena mengepalai suatu unit organisasi tertentu. Kepemimpinan birokrasi selalu dimulai dari peran yang formal, yang diwujudkan dalam hirarki kewenangan. Dalam hal ini, kewenangan birokrasi, kewenangan birokrasi merupakan kekuasaan legitimasi jika pimpinan mempunyai otoritas berarti efektif kepemimpinannya.

Birokrasi  dalam pengertian keseharian selalu dimaknai institusi resmi yang melakukan fungsi pelayanan terhadap kebutuhan dan kepentingan masyarakat (Tjokrowinoto:112). Segala bentuk upaya pemerintah dalam mengeluarkan produk kebijakannya semata-mata dimaknai sebagai manifestasi dari fungsi melayani orang banyak. Walaupun persepsi ini mengandung titik–titik kelemahan, namun sampai saat ini pemerintah yang diwakili oleh institusi birokrasi tetap saja diakui sebagai motor penggerak pembangunan. Pemaknaan birokrasi sebagai organ pelayanan bagi masyarakat luas tentu merupakan pemaknaan yang bersifat idealis, dan pemaknaan ideal terhadap fungsi pelayanan yang diperankan birokrasi tidaklah  bisa menjelaskan orientasi birokrasi.

2.  Ciri Ciri Birokrasi

Ciri-ciri birokrasi menurut Max Weber adalah:
• Jabatan administratif yang terorganisasi/tersusun secara hirarkis. (Administratice offices are organized hierarchically)
• Setiap jabatan mempunyai wilayah kompetensinya sendiri (Each office has its own area of competence)
• Pegawai negeri ditentukan, tidak dipilih, berdasarkan pada kualifikasi teknik yang ditunjukan dengan ijazah atau ujian. (Civilcervants are appointed, not electe, on the basis of technical qualifications as determined by diplomas or examination)
• Pegawai negeri menerima gaji tetap sesuai dengan pangkat atau kedudukannya. (Civil servants receive fixed salaries accordingto rank)
• Pekerjaan merupakan karir yang terbatas, atau pada pokoknya, pekerjaannya sebagai pegawai negeri. (The job is a career and the sole, or at least primary, employment of the civil servant)
• Para pejabat tidak memiliki kantor sendiri. (The official does not own his or her office)
• Para pejabat sebagai subjek untuk mengontrol dan mendisiplinkan. (the official is subject to control and discipline)
• Promosi didasarkan pada pertimbangan kemampuan yang melebihi rata-rata. (Promotion is based on superiors judgement)

3.  Peran dan Fungsi Birokrasi

Michael G. Roskin, et al. meneyebutkan bahwa sekurang-kurangnya ada 4 fungsi birokrasi di dealam suatu pemerintahan modern. Fungs-fungsi tersebut adalah :
1. Administrasi
  Fungsi administrasi pemerintahan modern meliputi administrasi, pelayanan, pengaturan, perizinan, dan pengumpul informasi. Dengan fungsi administrasi dimaksudkan bahwa fungsi sebuah birokrasi adalah mengimplementasikan undang-undang yang telah disusun oleh legislatif serta penafsiran atas UU tersebut oleh eksekutif.
2. Pelayanan
3. Pengaturan (regulation)
4. Pengumpul Informasi (Information Gathering)

Selain Roskin, Andrew Heywood juga mengutarakan sejumlah fungsi yang melekat pada birokrasi. Bagi Heywood, fungsi dari birokrasi adalah:
1. Pelaksanaan Administrasi.
2. Nasehat Kebijakan (Policy Advice)
3. Artikulasi Kepentingan
4. Stabilitas Politik

Secara akademik, fungsi birokrasi adalah penyelesai masalah (a world of solution) namun dalam prakteknya ini bagian dari masalah (parts of the problems), hal ini kemudian yang menyebabkan malasnya masyarakat berurusan dengan birokrasi/pemerintahan.

4.  Birokrasi yang Efektif dan Efisien

Birokrasi yang efektif dan efisien merupakan dambaan bagi stiap lapisan masyarakat karena dengan itu masyarakat dapat dengan nyaman melakukan proses mengurus sesuatu sehingga tepat sasaran dan hemat waktu, Namun yang menjadi persoalan ialah seringkali pada saat kita membutuhkan layanan yang cepat, yang didapatkan malah sebaliknya.  Lamban, berbelit-belit dan dalam situasi seperti inilah yang membuat masyarakat merasakan bahwa birokrasi itu buruk dan tidak baik terkait permasalahan kebutuhan pelayanan publik. Sebenarnya yang menjadi persoalan di sini ada pada pelaksananya yakni para birokrat itu sendiri. Artinya, dalam hal pelaksanaan sumber daya yang kurang memadai mengisi ditataran birokrat untuk pencapaian tugas administartif.

Penerapan birokasi saat ini baik di tingkat pusat maupun daerah harus berpegang teguh dengan prinsip efisiensi, dan efektivitas.  Penerapan prinsip efektivitas dan efisiensi ini dilakukan karena permasalahan penyelenggaraan pelayanan publik di Indonesia masih memiliki beberapa kelemahan seperti petugas pelayanan kurang responsif, kurang informatif kepada masyarakat, kurang accessible, kurang koordinasi, terlalu birokratis, kurang mau mendengar keluhan/saran/aspirasi masyarakat dan inefisien. Efektivitas dan efisiensi secara bersama-sama sangat perlu diterapkan dalam penerapan birokasi, karena suatu yang efektif belum tentu efisien, demikian juga sebaliknya suatu yang efisien belum tentu efektif.

Suatu pekerjaan yang efektif belum tentu efisien karena hasil dicapai itu telah menghabiskan banyak pikiran, tenaga, waktu, maupun benda lainnya. Hal ini disebabkan karena efektif adalah melakukan pekerjaan yang benar dan sesuai serta dengan cara yang tepat untuk mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan. Sedangkan efisien adalah hasil dari usaha yang telah dicapai lebih besar dari usaha yang dilakukan.

Efektivitas (tepat sasaran) adalah taraf tercapainya suatu tujuan tertentu, baik ditinjau dari segi hasil, maupun segi usaha yang diukur dengan mutu, jumlah serta ketepatan waktu sesuai dengan prosedur dan ukuran–ukuran tertentu yang telah digariskan. Efektivitas yaitu para birokrat dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan kepada publik harus baik yaitu memenuhi target atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya tercapai. Tujuan yang dimaksud adalah tujuan publik dalam pencapaian tujuannya, bukan tujuan pemberi pelayanan (birokrat publik).

Efisiensi menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni dibanding dengan usaha, biaya atau pengorbanan yang harus dikeluarkan. Adanya efisiensi diharapkan para birokrat dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan kepada masyarakat tidak boros. Dalam artian bahwa para birokrat secara berhati-hati agar memberikan hasil yang sebesar-besarnya kepada publik. Dengan demikian nilai efisiensi lebih mengarah pada penggunaan sumber daya yang dimiliki secara cepat dan tepat, tidak boros dan dapat dipertanggung jawabkan kepada publik.

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa pada dasarnya penerapan prinsip tersebut adalah berdasarkan pada pendapat Gie. Penerapan prinsip efektivitas dan efisiensi ini dimaksudkan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan birokrasi secara cepat dalam waktu singkat, ringkas dan tidak berbelit-belit (tidak lagi melalui banyak meja), berprestasi tinggi, tidak mengalami pemborosan atau keborosan waktu maupun dana dan daya, serta menghasilkan pelayanan yang berkualitas (Adisasmita, 2011:2)

Birokrasi dapat dikatakan efektif dan efisien apabila :
1. Terwujudnya organisasi pemerintahan yang ramping struktur, efektif, efisien, rasional, proporsional, transparan dan menganut asas desentralisasi pengambilan keputusan
2. Terwujudnya aparatur pemerintah yang berkualitas. Meliputi aspek pengetahuan, ketrampilan, sikap mental, cara berpikir, moral dan akhlak.
3. Meningkatnya kualitas pelayanan publik. Disiniliah parameter objektif dari sejauh mana aparatur mampu melayani masyarakatnya dengan baik.
4. Mencegah dan memberantas KKN melalui transparansi pengambilan keputusan, pengawasan yang intensif, dan penerapan sanksi yang konsisten. Dan yang terpenting adalah adanya suatu keteladanan dari atasan kepada bawahan.
5. Terwujudnya netralitas birokrasi dalam konteks politik. Untuk menjamin ketidakberpihakan kekuataan birokrasi ke salah satu calon saja pada Pilkada atau Pemilu.

5.  Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi birokrasi

Birokrasi dikatakan efektif dan efisien apabila dalam realita pelaksanaannya birokrasi dapat berfungsi melayani sesuai dengan kebutuhan masyarakat artinya tidak ada hambatan yang terjadi dalam pelayanan tersebut, cepat dan tepat dalam memberikan pelayanan serta mampu memecahkan fenomena yang menonjol akibat adanya perubahan sosial yang sangat cepat dari faktor eksternal. Agar birokrasi dapat berjalan efektif dan efisien perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti dikemukakan Gie. Gie (1991) mengatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektivitas kerja adalah (1) motivasi kerja, (2) kemampuan kerja, (3) suasana kerja, (4) lingkungan kerja, (5) perlengkapan dan fasilitas dan (6) prosedur kerja.

Sumber daya manusia ini mempengaruhi peningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam birokrasi, artinya suatu efektivitas dan efisiensi dapat tercapai ketika sumber daya manusia itu memiliki keinginan kuat untuk mencapainya. Dengan kata lain, memiliki motivasi yang kuat untuk mencapai efektivitas dan efisiensi. Motivasi adalah suatu proses menstimulasi manusia untuk melakukan kegiatan dalam upaya mencapai sasaran atau sasaran-sasaran yang diinginkan secara efektif dan efisien (Adisasmita, 2011 :167). Dengan demikian motivasi diperlukan agar pegawai dapat melakukan pekerjaan dengan penuh semangat dan tanggung jawab. Motivasi meliputi jaminan  keamanan  dan kenyamanan  dalam  bekerja, penghargaan kerja kepada pegawai yang berprestasi. Gaji tidak berpengaruh kuat terhadap peningkatan efektivitas dan efisiensi pegawai hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Wakil Menteri Pendayagunaan sehingga motivasi yang dimaksud disini tidak termasuk gaji. Pegawai yang memiliki motivasi tinggi akan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensinya dalam bekerja.

Lingkungan meliputi lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal dan eksternal merupakan faktor-faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas pertanggungjawaban instansi atas wewenang dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya (Adisasmita, 2011:85).  Lingkungan internal disini termasuk budaya organisasi, perlengkapan dan fasilitas, serta prosedur kerja. Budaya organisasi (Tangkilisan, 2007:14) adalah seluruh pola perilaku anggota organisasi dan menjadi pegangan bagi setiap individu dalam berinteraksi, baik di dalam ruang lingkup internal maupun ketika berinteraksi dengan lingkungan eksternal.

Perlengkapan dan fasilitas yaitu peralatan yang dimiliki organisasi untuk dijalankan oleh individu dalam organisasi. Adanya perlengkapan dan fasilitas yang lengkap dapat menunjang kelancaran dalam pelaksanaan tugas pegawai yang pada akhirnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Prosedur kerja adalah perincian langkah-langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme organisasi yang detail (rinci) dan runtut. Seorang pegawai yang menjalankan pekerjaannya sesuai dengan prosedur kerja maka akan meningkatkan efektivitas dan efisiensinya dalam bekerja.

Lingkungan eksternal adalah kekuatan yang timbul dari luar batas organisasi yang mempengaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi seperti masyarakat dan peraturan pemerintah.

BAB III

PENUTUP

1.  Kesimpulan

Birokrasai adalah “jantung” Negara. Apabila birokrasai sehat maka akan sehat pula suatu Negara tersebut. Sebaliknya, rusaknya birokrasai akan berdampak pada kehancuran dari suatu Negara itu. Dan barang tentu kehancuran Negara berakibat pada kehancuran masyarakatnya.

Birokrasi berasal dari kata “bureau” yang berarti meja atau kantor; dan kata “kratia” (cratein) yang berarti pemerintah.

Penerapan prinsip efektivitas dan efisiensi ini dimaksudkan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan birokrasi secara cepat dalam waktu singkat, ringkas dan tidak berbelit-belit (tidak lagi melalui banyak meja), berprestasi tinggi, tidak mengalami pemborosan atau keborosan waktu maupun dana dan daya, serta menghasilkan pelayanan yang berkualitas.

Birokrasi dikatakan efektif dan efisien apabila dalam realita pelaksanaannya birokrasi dapat berfungsi melayani sesuai dengan kebutuhan masyarakat artinya tidak ada hambatan yang terjadi dalam pelayanan tersebut, cepat dan tepat dalam memberikan pelayanan serta mampu memecahkan fenomena yang menonjol akibat adanya perubahan sosial yang sangat cepat dari faktor eksternal. Agar birokrasi dapat berjalan efektif dan efisien perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti dikemukakan Gie. Gie (1991) mengatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektivitas kerja adalah (1) motivasi kerja, (2) kemampuan kerja, (3) suasana kerja, (4) lingkungan kerja, (5) perlengkapan dan fasilitas dan (6) prosedur kerja.

2.  Saran

Birokrasi yang Efektif dan Efisien sangatlah diperlukan di era golbalisasi dewasa ini. Oleh sebab itu sudah seharusnya intitusi pemerintahan maupun non-pemerintah menerapkan sistem birokrasi yang efektif dan efisien.

Selain itu sebaiknya juga dilakukan pengawasanterhadap jalannya birokrasi terkhusus di insitusi-institusi pemerintahan sehingga birokrasi dapat berjalan sebagaimana mestinya dan tidak melahirkan proses yang ribet, berbelit-belit, tidak efisien dan tidak efektif.

Lihat juga makalah lainnya DI SINI KopiApung